DBWorks tra i suoi strumenti include anche un sistema per salvare e recuperare i documenti basato sulle proprietà degli oggetti piuttosto che sulla posizione del loro file. L’idea che sta alla base del sistema di codifica è l’esistenza di un albero delle categorie che viene proposto all’utente ogni volta che viene salvato o caricato un documento.
Questa modalità di codifica e salvataggio assicura sempre:
- uniformità delle regole per la codifica stessa;
- univocità dei codici;
- automazione e uniformità nell’archiviazione dei documenti.
Inutile sottolineare gli enormi vantaggi aziendali che da queste garanzie discendono: archivi e struttura delle directory comuni e in ordine, documenti non duplicati e facilmente rintracciabili.
Quando l’utente accede all’albero, si parte dalla radice e si percorre l’albero seguendo le proprietà del documento da salvare o caricare. Seguendo le impostazioni dell’interfaccia si arriva al nodo di destinazione e al completamento del salvataggio. Ma vediamo meglio.
Lo strumento di DBWorks per il salvataggio, la codifica e l’archiviazione dei documenti è composto da almeno due interfacce principali:
- il “Category Maker” che permette all’amministratore di impostare le categorie e tutti i nodi dell’albero in base alle specifiche aziendali;
- il “Browser Dialog” richiamato da DBWorks ogni volta che deve essere salvato un documento.
Nell’immagine sotto un esempio di Category Maker con, per categorie conseguenti, tutto l’albero delle scelte. L’impostazione delle categorie è assolutamente personalizzabile.
Vediamo il “Browser Dialog”.
La finestra per il salvataggio, viene richiamata con il comando “salva con nome…” (tasto rosso) direttamente sul “command manager” di DBWorks presente all’interno del CAD.
Si presenteranno, per scelte successive (cliccando sulle icone), delle finestre di dialogo. Il percorso, attraverso le categorie, è sempre indicato. Nota: le icone sono personalizzabili così come le descrizioni (vedi Category Maker).
All’ultimo invio (OK), si presenterà la finestra del “Salva” vero e proprio.
Sarà possibile inserire i dati di Proprietà e Gestionali, mentre non viene richiesto il nome del file e neppure la cartella di destinazione perché queste sono informazioni contenute nel browser in base alle impostazioni inserite dall’amministratore nel Category Maker. Il progressivo numerico è calcolato automaticamente.
Nota: di default viene proposto il progetto corrente, ma, prima di salvare, è possibile scegliere di associare il documento ad uno qualsiasi degli altri progetti. È sufficiente una selezione attraverso l’apposito menù.
Per ogni ulteriore dettaglio e per l’uso corretto e la personalizzazione del Category Maker, non esitare a contattarci ed usufruire dei corsi di formazione di SkillPower.
